Betriebskosten: Was darf der Vermieter wirklich abrechnen?

Die Nebenkostenabrechnung kommt im Januar. Vier Seiten, engbedruckt, am Ende eine Nachzahlung von 740 Euro. Irgendwo zwischen Grundsteuer, Hauswartkosten und „sonstigen Betriebskosten" versteckt sich das Problem – und die meisten Mieter wissen nicht, wo sie anfangen sollen zu suchen.

Der Fehler liegt selten in den Zahlen. Er liegt darin, welche Positionen überhaupt abgerechnet werden. Denn nicht alles, was der Vermieter in Rechnung stellt, ist auch erlaubt. Die Betriebskostenverordnung zieht eine klare Grenze – und viele Abrechnungen überschreiten sie.

Betriebskosten oder Nebenkosten – was ist der Unterschied?

Im Alltag werden beide Begriffe gleichbedeutend verwendet. Rechtlich gibt es einen Unterschied.

Nebenkosten ist der umgangssprachliche Oberbegriff für alle Kosten, die neben der Kaltmiete anfallen.

Betriebskosten ist der gesetzliche Begriff: § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert sie als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, seiner Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Das Wort „laufend" ist entscheidend. Einmalige Kosten – eine Reparatur, der Kauf eines neuen Heizkessels, eine Renovierung – sind keine Betriebskosten. Sie sind Instandhaltung. Und Instandhaltung trägt der Vermieter.

Die rechtliche Grundlage: § 556 BGB und die BetrKV

§ 556 BGB regelt, dass Vermieter und Mieter vereinbaren können, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Ohne eine solche Vereinbarung im Mietvertrag bleibt der Vermieter auf den Kosten sitzen.

Was als Betriebskosten gilt, bestimmt nicht der Vermieter – sondern die Betriebskostenverordnung. § 2 BetrKV listet abschließend 17 Kategorien auf. Kosten, die dort nicht stehen, dürfen nicht als Betriebskosten umgelegt werden. Punkt.

Die 17 erlaubten Betriebskostenpositionen

1. Grundsteuer
Die kommunale Steuer auf das Grundstück. Sie ist regelmäßig und direkt umlegbar.

2. Wasserversorgung
Kosten der Wasserversorgung einschließlich Grundgebühren, Zählermiete und Kosten für Wasseranalysen bei Trinkwasserversorgung aus eigenen Anlagen.

3. Entwässerung
Kanalgebühren, Kosten für Kleinkläranlagen, Abwasserbeseitigung.

4. Heizungsanlage
Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage: Brennstoff, Bedienung, Überwachung, Reinigung, Wartung, Schornsteinreinigung. Reparaturen an der Anlage gehören hier nicht dazu.

5. Warmwasserversorgungsanlage
Entsprechend zur Heizung: Betriebskosten der zentralen Warmwasserversorgung.

6. Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage
Wenn beide Anlagen kombiniert betrieben werden, gilt die Heizkostenverordnung für die Aufteilung.

7. Aufzug
Betrieb, Überwachung, Reinigung, Wartung des Aufzugs. Auch Mieter im Erdgeschoss können daran beteiligt werden – wenn der Mietvertrag keine Ausnahme vorsieht und der Aufzug dem Gemeinschaftsbereich dient.

8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Kommunale Gebühren für Straßenreinigung, Müllabfuhr, Sperrmüllabholung.

9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Reinigung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile: Treppenhaus, Keller, Waschräume. Regelmäßige Schädlingsbekämpfung.

10. Gartenpflege
Kosten für die Pflege von Grünanlagen auf dem Grundstück – Rasenmähen, Heckenschneiden, Baumschnitt. Nicht darunter fällt die Neuanlage eines Gartens.

11. Beleuchtung
Strom für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Bereiche: Treppenhaus, Keller, Außenbereich.

12. Schornsteinreinigung
Pflichtmäßige Reinigung und Überprüfung durch den Schornsteinfeger.

13. Sach- und Haftpflichtversicherung
Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, Elementarschadenversicherung. Nicht umlegbar: Rechtsschutzversicherung, Mietausfallversicherung, private Versicherungen des Vermieters.

14. Hauswart
Vergütung und Sozialbeiträge des Hauswarts – aber nur für Tätigkeiten, die tatsächlich Betriebskosten darstellen. Führt der Hauswart Reparaturen durch, sind diese Kosten herauszurechnen.

15. Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandkabelnetz
Betriebskosten gemeinschaftlicher Empfangsanlagen. Seit dem 1. Dezember 2021 gilt: Das sogenannte „Nebenkostenprivileg" für Kabelanschlüsse ist weggefallen. Vermieter dürfen Kabelgebühren seit diesem Datum nicht mehr pauschal auf alle Mieter umlegen.

16. Einrichtungen für die Wäschepflege
Betrieb gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockner im Waschraum.

17. Sonstige Betriebskosten
Hier liegt die häufigste Fehlerquelle. Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich und konkret vereinbart sein – pauschal auf § 2 Nr. 17 BetrKV zu verweisen, ohne die konkreten Kosten zu benennen, genügt nicht. Typische Beispiele: Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchmeldern, Prüfung von Blitzschutzanlagen.

Was der Vermieter nicht abrechnen darf

Diese Positionen tauchen in Abrechnungen auf – sie sind sämtlich unzulässig.

Instandhaltungs- und Reparaturkosten
Die häufigste unzulässige Position. Austausch eines defekten Heizkessels, Reparatur der Dachentwässerung, Erneuerung von Fenstern – das ist Instandhaltung. Der Vermieter ist nach § 535 Abs. 1 BGB verpflichtet, die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Diese Pflicht kann er nicht per Betriebskostenabrechnung auf den Mieter überwälzen.

Hausverwaltungskosten
Hauswart ja, Hausverwaltung nein. Die Kosten für die Verwaltung des Gebäudes – Buchhaltung, Mieterbetreuung, Abrechnung selbst – sind keine Betriebskosten. Das hat der Bundesgerichtshof klargestellt [Az. vor Veröffentlichung verifizieren].

Leerstandskosten
Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter die anteiligen Kosten für diese Wohnung selbst. Die verbleibenden Mieter dürfen nicht mit dem Leerstandsanteil belastet werden – außer der Mietvertrag sieht etwas anderes vor, was aber unüblich ist.

Abschreibungen
Wertverlust von Gebäude oder Einrichtungen ist keine laufende Betriebskosten.

Finanzierungskosten
Zinsen für Kredite, mit denen der Vermieter das Gebäude finanziert hat, sind keine Betriebskosten.

Mietausfallversicherung
Versichert das Risiko des Vermieters bei Zahlungsausfall durch Mieter. Kein Betriebskostenmerkmal.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot

Selbst bei zulässigen Betriebskosten gilt eine Grenze: das Wirtschaftlichkeitsgebot. Der Vermieter ist verpflichtet, nur solche Kosten anzusetzen, die bei gewissenhafter Abwägung und zumutbarem Aufwand entstehen. Er darf nicht unbegrenzt teuer wirtschaften und die Mehrkosten auf die Mieter abwälzen.

Konkret bedeutet das: Wählt der Vermieter für die Gartenpflege einen teuren Dienstleister, obwohl günstigere Anbieter verfügbar wären, kann der Mieter die überhöhten Kosten beanstanden. Der Bundesgerichtshof hat das Wirtschaftlichkeitsgebot als Prüfmaßstab für Betriebskostenabrechnungen bestätigt [Az. vor Veröffentlichung verifizieren].

Überhöhte Kosten kann der Mieter unter Verweis auf das Wirtschaftlichkeitsgebot zurückweisen – wobei er in der Praxis darlegen muss, dass günstigere Alternativen tatsächlich verfügbar gewesen wären.

Vorauszahlung oder Pauschale?

Zwei Modelle sind im deutschen Mietrecht üblich.

Betriebskostenvorauszahlung: Der Mieter zahlt monatlich einen Abschlag. Am Ende des Abrechnungszeitraums erfolgt die Jahresabrechnung. Liegt der tatsächliche Verbrauch über dem Abschlag, zahlt der Mieter nach. Liegt er darunter, erhält er eine Erstattung.

Betriebskostenpauschale: Der Mieter zahlt einen festen Betrag, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Eine Abrechnung findet nicht statt. Nachzahlungen sind ausgeschlossen – aber auch Erstattungen.

Wer eine Vorauszahlung vereinbart hat, hat Anspruch auf eine Abrechnung. Der Vermieter muss sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumt er diese Frist, verliert er das Recht auf Nachzahlung – kann aber immer noch über Erstattungsansprüche des Mieters abrechnen.

Schritt für Schritt: Betriebskostenabrechnung prüfen

Schritt 1: Mietvertrag prüfen
Welche Betriebskosten sind vereinbart? Nur was im Mietvertrag steht, darf abgerechnet werden. Fehlt eine Position im Vertrag, kann sie nicht nachträglich in der Abrechnung auftauchen.

Schritt 2: Abrechnungszeitraum prüfen
Maximal zwölf Monate. Und: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen.

Schritt 3: Umlageschlüssel prüfen
Nach welchem Schlüssel werden die Kosten auf die Mieter verteilt? Üblich sind: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch (bei Heizung und Wasser), Anzahl der Wohneinheiten. Der Schlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein. Fehlt eine Vereinbarung, gilt der Wohnflächenanteil.

Schritt 4: Einzelpositionen auf Zulässigkeit prüfen
Jede Position mit § 2 BetrKV abgleichen. Taucht eine Kategorie auf, die dort nicht steht und auch nicht als „sonstige Betriebskosten" im Mietvertrag vereinbart wurde, ist sie unzulässig.

Schritt 5: Belege anfordern
Der Mieter hat das Recht, Belege einzusehen (§ 259 BGB analog). Der Vermieter muss auf Anfrage Rechnungen und Belege vorlegen – oder zumindest zur Einsicht bereitstellen.

Schritt 6: Widerspruch fristgerecht einlegen
Wer die Abrechnung anfechten will, muss das innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt tun (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach ist der Mieter mit Einwänden ausgeschlossen – außer er hat die Einwände nicht zu vertreten.

Häufig gestellte Fragen

Darf der Vermieter Verwaltungskosten als „sonstige Betriebskosten" abrechnen?
Nein. Verwaltungskosten sind ausdrücklich keine Betriebskosten im Sinne der BetrKV – das gilt auch für die Auffangregelung in § 2 Nr. 17. Selbst wenn der Mietvertrag auf „sonstige Betriebskosten" verweist, können Verwaltungskosten darunter nicht gefasst werden.

Was ist mit den Kosten für Rauchwarnmelder?
Die Anschaffungskosten sind keine Betriebskosten. Die laufenden Wartungskosten können als „sonstige Betriebskosten" umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist.

Darf der Vermieter Mehrwertsteuer auf Betriebskosten aufschlagen?
Nur wenn die tatsächlichen Kosten Mehrwertsteuer enthalten – also wenn der Vermieter die Leistung eingekauft hat und dafür Mehrwertsteuer zahlt. Nicht umsatzsteuerpflichtige Vermieter können keine fiktive Mehrwertsteuer aufschlagen.

Kann der Vermieter rückwirkend Betriebskosten nachfordern, die er vergessen hat abzurechnen?
Nein. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist (zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) ist der Vermieter mit Nachzahlungsansprüchen ausgeschlossen.

Was passiert, wenn der Vermieter keine Belege vorlegen kann?
Dann kann er die entsprechenden Kosten nicht nachweisen – und der Mieter ist nicht verpflichtet, für nicht belegte Positionen zu zahlen.

Quellenverzeichnis

• § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten. dejure.org, abgerufen Juni 2026
• § 556a BGB – Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten. dejure.org, abgerufen Juni 2026
• § 535 BGB – Inhalt und Hauptpflichten des Mietvertrags. dejure.org, abgerufen Juni 2026
• § 259 BGB – Umfang der Rechenschaftspflicht. dejure.org, abgerufen Juni 2026
• Betriebskostenverordnung (BetrKV) – § 1 und § 2. gesetze-im-internet.de, abgerufen Juni 2026
• Bundesgerichtshof: Urteile zu Hausverwaltungskosten und Wirtschaftlichkeitsgebot. [Az. vor Veröffentlichung verifizieren]
• Deutscher Mieterbund e.V.: Betriebskosten – was ist erlaubt? mieterbund.de, abgerufen Juni 2026
• Verbraucherzentrale: Nebenkostenabrechnung prüfen. verbraucherzentrale.de, abgerufen Juni 2026