Nebenkostenabrechnung prüfen: So erkennen Sie, ob Ihr Vermieter zu viel verlangt

Der Brief liegt auf dem Küchentisch, und die Zahl darunter macht schlechte Laune: 380 Euro Nachzahlung. Wer kennt das nicht? Jedes Jahr fordern Vermieter in Deutschland Milliarden an Nachzahlungen — und ein großer Teil davon ist nicht rechtmäßig.

Laut Deutschem Mieterbund enthält jede zweite Nebenkostenabrechnung Fehler. Manche davon sind kleine Rechenfehler, andere sind Positionen, die der Vermieter schlicht nicht abrechnen darf. Wer nicht prüft, zahlt.

Was der Vermieter abrechnen darf — und was nicht

Die Grundlage jeder Nebenkostenprüfung ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie listet abschließend auf, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen: Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug, Hausmeister, Gebäudeversicherung und einige mehr. Was nicht in der BetrKV steht, darf nicht abgerechnet werden — egal, wie der Vermieter die Position benennt.

Besonders häufig tauchen drei unzulässige Kategorien auf.

Verwaltungskosten. Alles, was mit der Verwaltung des Hauses zu tun hat — Buchführung, Hausverwaltungsgebühren, Bankgebühren — ist nicht umlagefähig. Der Vermieter trägt diese Kosten selbst. Dennoch erscheinen sie in Abrechnungen, manchmal offen ausgewiesen, manchmal versteckt in Sammelposten.

Reparaturen und Instandhaltung. Wenn die Heizungsanlage gewartet oder ein Rohr erneuert wird, sind das Instandhaltungskosten — und die gehen auf Rechnung des Vermieters. Eine häufige Grauzone: Wartungsverträge für Aufzüge oder Heizungsanlagen, die sowohl Wartung als auch Reparatur umfassen. Nur der Wartungsanteil ist umlagefähig.

Modernisierungsmaßnahmen. Neue Fenster, eine neue Fassade, Wärmedämmung — das sind Investitionen in die Immobilie, keine laufenden Betriebskosten. Auch wenn die Maßnahme den Mietern zugutekommt, darf sie nicht über die Nebenkosten abgerechnet werden.

Die Frist: Ihr stärkster Schutz

§ 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist für Mieter einer der wichtigsten Paragrafen im Mietrecht: Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen.

Das klingt abstrakt, hat aber konkrete Konsequenzen: Wer seine Abrechnung für das Kalenderjahr 2024 erst im Februar 2026 bekommt, muss keine Nachzahlung leisten — auch wenn die Abrechnung inhaltlich korrekt wäre. Der Bundesgerichtshof hat dies bestätigt (BGH, VIII ZR 243/06).

Wichtig: Das Recht auf Rückerstattung eines Guthabens bleibt dem Mieter erhalten, auch wenn der Vermieter die Frist versäumt. Die Frist schützt Mieter vor verspäteten Nachforderungen — nicht vor verspäteten Erstattungen.

Was viele nicht wissen: Auch Mieter haben eine Frist. Einwände gegen die Abrechnung müssen innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt erhoben werden (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Wer schweigt, verliert sein Widerspruchsrecht — selbst wenn die Abrechnung falsch ist.

Der Verteilerschlüssel: Wo Fehler teuer werden

Selbst wenn alle Kostenpositionen korrekt sind, kann die Abrechnung falsch sein — nämlich dann, wenn die Kosten falsch auf die Mieter aufgeteilt werden.

Der Verteilerschlüssel legt fest, nach welchem Maßstab die Gesamtkosten auf die einzelnen Wohneinheiten umgelegt werden. Üblich sind Wohnfläche, Personenzahl oder Anzahl der Einheiten. Welcher Schlüssel gilt, muss im Mietvertrag stehen. Fehlt eine Vereinbarung, gilt die Wohnfläche.

Fehler entstehen auf zwei Wegen: Entweder ist die im Mietvertrag vereinbarte Berechnungsmethode eine andere als die tatsächlich verwendete. Oder die zugrunde gelegten Flächen stimmen nicht — die Wohnung des Mieters ist kleiner angegeben als sie tatsächlich ist, was seinen Anteil künstlich erhöht.

Eine einfache Gegenprobe: Dividieren Sie Ihre Wohnfläche durch die in der Abrechnung angegebene Gesamtfläche. Das Ergebnis muss Ihrem Kostenanteil entsprechen.

Leerstehende Wohnungen — wer zahlt?

In einem Mehrparteienhaus steht manchmal eine Wohnung leer. Die Heizung muss trotzdem ein Minimum laufen, Wasser fließt, Müllgebühren entstehen. Diese Kosten darf der Vermieter nicht auf die verbleibenden Mieter umlegen — er muss sie selbst tragen (BGH, VIII ZR 243/06).

In der Praxis passiert dennoch Folgendes: Vermieter rechnen die Gesamtkosten auf die Gesamtzahl der Wohneinheiten um, ohne den Leerstand herauszurechnen. Stehen in einem Zehnparteienhaus zwei Wohnungen leer, tragen die acht verbleibenden Mieter rechnerisch 25 Prozent mehr als sie müssten.

Wie finden Sie das heraus? Fragen Sie den Vermieter schriftlich, ob im Abrechnungsjahr Wohnungen leergestanden haben, und verlangen Sie eine Aufschlüsselung, wie der Leerstand berücksichtigt wurde.

Belege einsehen: Ihr Recht, das Vermieter gern vergessen

Wenn Ihnen Positionen unklar erscheinen, haben Sie das Recht, die Originalbelege einzusehen (§ 259 BGB, bestätigt durch BGH VIII ZR 84/07). Der Vermieter muss Ihnen Einsicht gewähren — in der Regel vor Ort. Er ist nicht verpflichtet, Kopien zu schicken, muss Ihnen aber die Möglichkeit geben, Fotos zu machen.

Verweigert der Vermieter die Einsicht, ist das ein starkes Signal, dass etwas nicht stimmt — und ein Argument, die Nachzahlung zunächst zurückzuhalten.

Vorauszahlungen: Die stille Fehlerquelle

Jeden Monat zahlen Mieter Nebenkostenvorauszahlungen. Am Ende des Jahres werden diese mit den tatsächlichen Kosten verrechnet. Dabei passieren erstaunlich häufig Fehler: Ein Monat fehlt, ein falscher Betrag wird angesetzt, oder eine im Jahresverlauf erhöhte Vorauszahlung wird nicht berücksichtigt.

Die Prüfung ist simpel: Addieren Sie alle Kontoauszüge der vergangenen zwölf Monate und vergleichen Sie mit dem in der Abrechnung angegebenen Vorauszahlungsbetrag. Abweichungen von mehr als ein, zwei Euro sind ein Fehler.

So gehen Sie vor, wenn Sie Fehler finden

Legen Sie Widerspruch schriftlich ein — immer per Einschreiben, damit Sie den Zugang belegen können. Beschreiben Sie den Fehler konkret und verlangen Sie eine korrigierte Abrechnung.

Falls eine Nachzahlung fällig ist: Zahlen Sie unter Vorbehalt. Schreiben Sie das explizit in den Verwendungszweck der Überweisung oder in ein Begleitschreiben. So vermeiden Sie eine Kündigung wegen Zahlungsverzugs, sichern sich aber das Recht, zu viel gezahlte Beträge zurückzufordern.

Reagiert der Vermieter nicht oder lehnt er den Einspruch ab, ist der nächste Schritt der Mieterverein oder — bei eindeutigen Rechtsverstößen — eine rechtliche Beratung.

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Bis wann muss der Vermieter die Abrechnung schicken?

Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei einer Jahresabrechnung 2024 also spätestens am 31. Dezember 2025. Kommt die Abrechnung später, entfällt das Recht auf Nachzahlung — das Guthaben des Mieters bleibt jedoch bestehen.

Bis wann muss ich Einspruch erheben?

Innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind keine Einwände mehr möglich, selbst wenn die Abrechnung Fehler enthält.

Muss ich zahlen, auch wenn ich die Abrechnung anzweifle?

Um eine Kündigung wegen Zahlungsverzugs zu vermeiden: ja. Aber zahlen Sie ausdrücklich "unter Vorbehalt der Prüfung" — dann sichern Sie sich das Recht, zu viel gezahlte Beträge zurückzufordern.

Darf der Vermieter Verwaltungskosten abrechnen?

Nein. Verwaltungskosten, Buchführungsgebühren und Hausverwaltungshonorare sind nach der Betriebskostenverordnung nicht umlagefähig — auch nicht anteilig oder unter anderem Namen.

Wie finde ich heraus, ob meine Wohnfläche korrekt angegeben ist?

Messen Sie nach. Die offizielle Wohnfläche steht im Mietvertrag. Weicht die tatsächliche Fläche um mehr als zehn Prozent ab, kann das unabhängig von der Nebenkostenabrechnung auch ein Anspruch auf Mietminderung begründen.

Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 556 — Vereinbarungen über Betriebskosten
• Betriebskostenverordnung (BetrKV) vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346)
• BGH, Urteil vom 28. November 2007 – VIII ZR 243/06 — Leerstandskosten und Abrechnungsfrist
• BGH, Urteil vom 9. April 2008 – VIII ZR 84/07 — Belegeinsicht bei Nebenkostenabrechnungen
• Deutscher Mieterbund e. V. — Betriebskostenspiegel (aktuelle Ausgabe)
• Stiftung Warentest — "Nebenkosten: So prüfen Sie die Abrechnung"